UBO-register

Verplichting voor vennootschappen om hun uiteindelijke begunstigde te identificeren en te registreren in het UBO-register.

Op 18 september 2017 werd de vierde Richtlijn 2015/849 inzake de voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld of terrorismefinanciering omgezet naar Belgisch recht. De Wet tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten werd gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 6 oktober 2017 en trad in werking op 16 oktober 2017 (de “Witwas-wet”). De Witwaswet voegde onder meer het artikel 14/1 en 14/2 toe aan het Wetboek van vennootschappen. De Witwaswet werd verder uitgewerkt in het Koninklijk Besluit van 30 juli 2018 betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register (het “KB”).
De belangrijkste nieuwigheden die door de Witwaswet en het KB werden ingevoerd zijn (i) de verplichting voor vennootschappen en andere juridische entiteiten om toereikende, accurate en actuele informatie met betrekking tot hun uiteindelijke begunstigde(n) te verzamelen en bij te houden en (ii) de oprichting van een centraal Belgisch register van uiteindelijke begunstigden (het “UBO-register”).

DOEL VAN HET UBO-REGISTER?
De invoering van het UBO-register heeft tot doel toereikende, accurate en actuele informatie over de uiteindelijke begunstigden van Belgische vennootschappen, verenigingen zonder winstoogmerk, trusts, stichtingen en gelijkaardige juridische entiteiten ter beschikking te stellen.

WIE MOET INFORMATIE TER BESCHIKKING STELLEN VAN HET UBO-REGISTER?
Alle Belgische vennootschappen (inclusief genoteerde vennootschappen), (internationale) verenigingen zonder winstoogmerk, trusts, stichtingen en gelijkaardige juridische entiteiten moeten informatie met betrekking tot hun uiteindelijke begunstigde(n) ter beschikking stellen van het UBO-register.

WIE KWALIFICEERT ALS UITEINDELIJKE BEGUNSTIGDE?
Overeenkomstig de Witwaswet is de uiteindelijke begunstigde de natuurlijke perso(o)n(en) die de uiteindelijke eigenaar is/zijn van of zeggenschap heeft/hebben over de juridische entiteit, de lasthebber van de juridisch entiteit en/of de natuurlijke perso(o)n(en) voor wiens rekening een verrichting wordt uitgevoerd of een zakelijke relatie wordt aangegaan.

De volgende categorieën natuurlijke personen worden beschouwd als de uiteindelijke begunstigde voor enerzijds vennootschappen en anderzijds (internationale) verenigingen en stichtingen:

A. VENNOOTSCHAPPEN
i. De natuurlijke perso(o)n(en) die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in de vennootschap houdt/houden, met inbegrip van aandelen aan toonder:

  • a. Een natuurlijke persoon die meer dan 25% van de stemrechten of meer dan 25% van de aandelen of het kapitaal van de vennootschap aanhoudt geldt als een indicatie van een rechtstreeks belang;
  • b. Een belang van meer dan 25% van de aandelen of van meer dan 25% van het kapitaal van de vennootschap gehouden door een vennootschap die onder zeggenschap staat van (i) één of meerdere natuurlijke perso(o)n(en) of (ii) één of meerdere vennootschap(pen) onder het zeggenschap van dezelfde natuurlijke perso(o)n(en) geldt als een indicatie van een onrechtstreeks belang.

ii. De natuurlijke perso(o)n(en) die zeggenschap heeft/hebben over de vennootschap via andere middelen.

iii. Indien geen uiteindelijke begunstigde kan worden geïdentificeerd overeenkomstig de criteria vermeld onder i. en
ii. worden de natuurlijke perso(o)n(en) die tot het hoger leidinggevend personeel behoren (bijvoorbeeld bestuurders of managers) beschouwd als uiteindelijke begunstigde van de vennootschap.

B. (INTERNATIONALE) VERENIGINGEN ZONDER WINSTOOGMERK EN STICHTINGEN
i. De bestuurder(s), afgevaardigd bestuurder(s), wettelijk vertegenwoordiger(s) van (internationale) verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen.

ii. De stichters van een stichting.

iii. De natuurlijke personen of, wanneer deze personen niet kunnen worden geïdentificeerd, de categorie van natuurlijke personen in wiens belang de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is.

iv. Elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de (internationale) vereniging of stichting uitoefent.

WELKE INFORMATIE MOET IN HET UBO-REGISTER WORDEN OPGENOMEN?
Toereikende, accurate en actuele informatie over de uiteindelijke begunstigde(n) van Belgische vennootschappen, verenigingen zonder winstoogmerk, trusts, stichtingen en gelijkaardige juridische entiteiten moet aan het UBO-register worden bezorgd. In het bijzonder moet volgende informatie over elke uiteindelijke begunstigde van een Belgische vennootschap aan het UBO-register worden bezorgd:

  • Naam en voornaam;
  • Geboortedatum;
  • Nationaliteit;
  • Land van verblijf;
  • Volledig verblijfsadres;
  • Datum waarop de uiteindelijke begunstigde, uiteindelijke begunstigde van de vennootschap is geworden;
  • Identificatienummer van het Rijksregister van natuurlijke personen of van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid, of een vergelijkbaar identificatiemiddel afgeleverd in de staat waar de uiteindelijke begunstigde verblijft of waar hij onderdaan is;
  • Tot welke categorie de uiteindelijke begunstigde behoort (zie tevens hierboven);
  • Of de uiteindelijke begunstigde één natuurlijke persoon is die aan de voorwaarden voldoet of meerdere natuurlijke die gezamenlijk aan de voorwaarden voldoen;
  • Of het al dan niet om een rechtstreekse of onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde gaat. Indien het een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde betreft moet tevens volgende informatie worden overgemaakt: het aantal tussenpersonen, en voor elk van deze tussenpersonen de volledige identificatiegegevens, met min-stens de naam, de oprichtingsdatum, de handelsnaam, de rechtsvorm, het adres van de maatschappelijke zetel en het ondernemingsnummer of een gelijkaardig identificatiemiddel afgeleverd in de staat waar de tussen-persoon is geregistreerd
  • De omvang van het uiteindelijke belang van de uiteindelijke begunstigde.

WIE HEEFT TOEGANG TOT HET UBO-REGISTER?
Het UBO-register kan wat betreft vennootschappen worden geraadpleegd door:

  • Bevoegde autoriteiten (inclusief fiscale autoriteiten);
  • Entiteiten in het kader van de nakoming van hun verplichtingen onder de Witwaswet;
  • Elke burger via een (betalend) verzoek op basis van het ondernemingsnummer of de naam van de vennootschap.

HOE EN WANNEER NA TE LEVEN?
De bestuurders van de vennootschap hebben een verplichting om de informatie met betrekking tot de uiteindelijke begunstigde(n) van de vennootschap waarin zij bestuurder zijn over te maken aan het UBO-register en dit binnen één maand nadat er kennis wordt genomen van de informatie of binnen één maand nadat deze wordt gewijzigd.

Het KB treed in werking op 31 oktober 2018. Bijgevolg moeten bestuurders ten laatste op 30 november 2018 voor de eerste maal de relevante UBO-informatie registreren in het UBO-register.

Het UBO-register zal binnenkort beschikbaar zijn en zal worden beheerd door de Administratie van de Thesaurie binnen FOD Financiën. Om voormelde informatie te registreren in het UBO-register zal er moeten worden ingelogd op het MyMinFin platform met een Belgische identiteitskaart (e-ID).

HOE KUNT U ZICH VOORBEREIDEN?
Met het oog op het registeren van de UBO-informatie in het UBO-register ten laatste op 30 november 2018 kunnen alvast volgende stappen worden ondernomen:

  • U kunt er reeds voor zorgen dat uw vennootschap een wettelijke vertegenwoordiger of gevolmachtigde met een e-ID heeft die de UBO-informatie in het UBO-register kan registreren;
  • U kunt reeds bepalen tot welke categorie de uiteindelijke begunstigde van uw vennootschap behoort;
  • U kunt reeds nauwkeurige en uitvoerige informatie verzamelen over de uiteindelijke begunstigde(n) van uw vennootschap en van alle juridische entiteiten waarvan de uiteindelijke begunstigde van uw vennootschap gebruik maakt om zeggenschap over uw vennootschap uit te oefenen;
  • U kunt reeds bewijsstukken verzamelen waaruit blijkt dat uw informatie toereikend, accuraat en actueel is; en
  • Het is tevens aangewezen dat u ervoor zorgt dat uw vennootschap over procedures beschikt zodat elke wijziging in de UBO-informatie binnen de maand aan het UBO-register wordt overgemaakt.

SANCTIES IN GEVAL VAN NIET-NALEVING?
Indien wordt nagelaten om informatie over de uiteindelijke begunstigde te verzamelen of bij te houden of deze informatie over te maken aan het UBO-register, kan dit bestraft worden met administratieve en strafrechtelijke sancties (zie verder). Het overmaken van foutieve of onvolledige informatie kan enkel het voorwerp uitmaken van administratieve sancties.

De Minister van Financiën kan aan één of meer bestuurders van een in gebreke blijvende vennootschap, en indien aangewezen aan de leden van het directiecomité of, bij gebreke van een directiecomité, aan andere senior managers van de vennootschap, die verantwoordelijk zijn voor voormelde inbreuken, administratieve sancties opleggen ten belope van 250 EUR tot 50.000 EUR.
De bestuurders van vennootschappen kunnen voor bepaalde inbreuken (zoals hierboven vermeld) tevens een strafrechtelijke boete worden opgelegd.

Download dit artikel:

UBO-register (.PDF - NL)
UBO-register (.PDF - ENG)

CREDO kan u bijstaan bij al uw vragen met betrekking tot het UBO-register en het vervullen van de registratieformaliteiten bij het UBO-register. Gelieve Davy Smet, advocaat, te contacteren via davy.smet@credo-law.be voor verdere informatie.